コラム

コーリング株式会社の佐々木陽一です。人材紹介を中心に、人材業界・HR業界における転職支援や採用支援に携わっています。

企業との打ち合わせや求人ヒアリング、求人説明会などで、

「3点ほどお伺いしたいことがあります。」

という話し方を耳にすることがあります。

この伝え方にはメリットがあります。

一方で、場面によっては相手の思考負荷を高めてしまうこともあります。

今回は、企業とのコミュニケーションで私自身が意識している「質問の構造」について整理してみたいと思います。

今回お伝えしたいこと

・「3点あります」と伝えるメリット

・「構造化」が逆効果になる場面

・相手の思考負荷を減らす質問の進め方

・企業とのコミュニケーションで意識したい視点

「3点あります」は、全体像を伝えやすい

例えば、

「○○について、3点確認させてください。」

と最初に伝えることで、

相手は、

「これから何について話すのか。」

という全体像を把握しやすくなります。

また、

質問が論理的につながっている場合は、

回答する側も整理しながら話しやすくなります。

このような意味では、

「3点あります。」

という伝え方は、とても有効な場面があります。

一方で、「3点」が独立した質問なら、分けた方が伝わりやすい

例えば、

「採用背景について3点お伺いします。」

と言いながら、

・募集背景

・現在の組織体制

・採用する方に期待する役割

という3つを並べた場合、

実際には一つのテーマを分解しているというより、

独立した質問をまとめて提示している状態です。

このようなケースでは、

「募集背景について教えてください。」

と一つ目を伺い、

回答を受けてから、

「ありがとうございます。続いて現在の組織体制についても教えていただけますか。」

と進めた方が、

自然な対話になりやすいと感じています。

「質問をまとめること」が、相手の負担になることもある

もう一つ意識したいのが、

相手の思考負荷です。

企業担当者は、

質問を聞きながら、

回答内容を整理し、

言葉を選びながら話しています。

その状態で、

3つの質問を一度に伝えられると、

回答だけではなく、

「他にどんな質問があったか。」

も同時に覚えなければなりません。

その結果、

「1点目と2点目はお答えしましたが、3点目は何でしたでしょうか。」

というやり取りになることも少なくありません。

質問を整理したつもりが、

結果として会話の流れを止めてしまうこともあります。

求人説明会や質疑応答では、なおさら意識したい

この考え方は、

求人説明会や採用イベントの質疑応答でも同じです。

参加者が多い場面では、

一人が複数の質問をまとめて行うことで、

回答時間が長くなり、

他の参加者の質問時間を圧迫してしまうことがあります。

そのような場面では、

一つ質問し、

回答を受けてから次の質問へ進む方が、

全体としてテンポの良い進行につながることもあります。

「構造化」は目的ではなく、手段

もちろん、

「3点あります。」

という話し方自体が良くないわけではありません。

質問同士が論理的につながっている場合には、

全体像を共有しやすく、

相手にとっても理解しやすい進め方になります。

一方で、

質問が独立している場合や、

対話を重ねながら深掘りしていきたい場面では、

一つずつ質問した方が、

相手は考えやすく、

会話も自然に進みます。

大切なのは、

構造化することそのものではなく、

相手が答えやすい形になっているかという視点です。

最後に

人材紹介会社の仕事では、

企業への求人ヒアリング、

候補者との面談、

社内での情報共有など、

「質問する力」が求められる場面が数多くあります。

だからこそ、

何を質問するかだけではなく、

どのような順番で、どのように質問するか。

その設計も、コミュニケーションの質を左右する大切な要素だと考えています。

相手が答えやすい質問は、結果として必要な情報を引き出しやすくなります。

質問の内容だけでなく、「質問の構造」にも目を向けることで、より良い対話につながるのではないでしょうか。

 

コーリング株式会社　佐々木陽一
人材紹介を中心に、人材業界（人材紹介・人材派遣・RPO・求人広告・プロシェアリングなど）や、
HR業界（HR Tech・Ed Tech・人事／組織コンサルティング・教育／人材開発など）における転職支援・採用支援に携わる。
人材紹介会社で約19年間、コンサルタント・マネジメント業務に従事した後、事業会社で中途採用・タレントアクイジションを担当。
現在はコーリング株式会社を経営し、人材業界・HR業界のキャリアと採用を支える相談相手として活動している。

 

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